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浅谈质检业务管理系统的功能需求与信息化发展方向

来源:华盛论文网 发表时间:2018-10-09 16:00 隶属于:科技论文 浏览次数:

摘要 摘要:本文根据质检业务管理系统的基本理论和概念,在传统系统功能需求的基础上,按照省委省政府最多跑一次的精神和国家总局以及省局信息化的总体框架和建设要求,结合我所检

  摘要:本文根据质检业务管理系统的基本理论和概念,在传统系统功能需求的基础上,按照省委省政府最多跑一次的精神和国家总局以及省局信息化的总体框架和建设要求,结合我所检验检测管理的现状,进一步细化我所检测管理系统的框架设计,提出了检测在线自助服务、检验数据自动采集、财务收费及报告盖章管理、自动客服语音回访等颇具特色的信息化改造需求,为增加单位员工、客户的获得感,全面提升单位社会公众形象指明了方向。

  关键词:质检业务管理系统,信息化

  0引言

  质检业务管理系统是指涵盖了委托受理、检测领样、任务分配、检测结果编辑与确认、报告编制、报告审核、报告批准、报告打印、报告回库、报告发送等样品受理检测全过程的信息化系统。在该基础功能需求的管理下,解决了以往在手工、纸质的检验管理模式下,检测机构管理者不能全面掌控各检测中心的检测情况的弊端。

  随着网络技术的不断发展,以及省委省政府最多跑一次和省局建设智慧检测项目的新标准要求下,应充分利用先进的计算机网络技术、安全认证技术和先进的软件开发模式,全面整合所内部信息资源,进一步提高研究所信息化程度,提高市场竞争力,实现检验检测业务、检验检测流程及内部事务处理的计算机化、业务流转无纸化、政务资源一体化,成为一个先进、稳定的信息管理应用系统和平台。

  在功能上覆盖全所的检测业务需要,在性能上具备响应速率快、稳定性好、安全可靠和简单易用的特点,达到显著提高检测效率、降低业务运行成本、增强业务行政能力、提高服务水平,促进检测现代化、管理信息化和决策科学化的目标。

  1质检业务管理系统基础功能需求

  1.1质检业务管理系统功能简介

  1.1.1业务管理业务管理模块包含:委托受理、任务分配、报告制作、报告审核、报告批准、报告打印、报告回库、报告发送等。

  1.1.2样品管理样品管理模块包含:样品入库、样品出库等。

  1.1.3统计查询统计查询模块包含:样品信息查询、报告查询等。

  1.1.4用户管理用户管理模块包含:权限组管理、用户权限管理等。

  1.2软件功能模块图(图1)

图1

  1.3业务架构图(图2)

图2

  2质检业务管理系统信息化改造方向

  2.1搭建客户服务平台

  客户服务平台涵盖了:大厅自助受理功能、检测进度查询功能、报告真伪查询功能、网上支付功能、电子报告签章功能。

  2.1.1大厅自助受理

  独立的自助委托系统,需要客户在大厅受理电脑录入委托信息,比如客户单位名称、联系人、联系电话、邮寄地址、样品名称、标准、项目参数等信息,客户信息要保密。客户信息录入完后,此信息会自动显示在检测业务管理系统中,大厅受理员对客户填写的委托单信息进行线上审核。

  审核通过后,系统自动生成委托书,此委托合同书能自动发送到平板上,交由客户确认无误后,客户直接在在平板上进行电子签名确认形成正式委托书。客户签名确认后,委托信息自动导入到检测业务管理系统中进行业务流转,同时自动发送短信给客户,告知客户委托已经受理。系统根据客户预留E-mail地址,自动将电子委托书发送给客户,供客户打印。委托书上有二维码和一维码,其中二维码供客户扫描查询委托进度。

  2.1.2检测进度查询

  多途径的检测进度查询服务,客户不仅可以通过检测委托合同书上的二维码进行扫描查询,还可以通过研究所微信公众号以及门户网站检测报告进度查询专栏进行查询。

  2.1.3报告真伪查询客户只要通过微信“扫一扫”等公共软件,扫描报告封面上的二维码后自动链接至浙江省家具与五金研究所门户网站,弹出检测报告主要信息,信息包括报告编号、样品名称、型号规格、委托单位、生产单位、检验日期、结束日期等信息,通过比对轻松实现辨识检测报告的真伪。

  2.1.4网上支付为企业(个人)客户提供网上支付的功能,并在系统中形成在线支付信息列表,财务核对到账情况对待付款列表进行收款操作。

  2.1.5电子报告签章产品检验完成后,系统自动生成带着CA认证的电子签章的报告,在客户服务子平台上实现浏览与下载。

  2.2研究检验数据自动采集功能

  对检测设备直读光谱仪进行智能化改造。当检测数据生成时,系统会自动将检测数据上传至服务器储存。在编辑检测报告时,检验系统能够根据检测报告号自动下载服务器中的检测数据,并根据系统内已维护的标准要求对数据进行修约。检验员无需手动对检测数据进行输入及修约,从而减少了报告录入时间,提高了检测的工作效率。另一方面,由于检测数据直接导入报告检验系统,从而减少了人员接触,对于数据的真实性也大大提高。另外,也基本避免了由于手工录入造成的笔误和误录,增强了材质检测的准确性。

  2.3梳理财务收费及报告盖章管理流程

  2.3.1现有工作方式的缺点

  申请盖章流程:实验室人员要求盖章,财务通过excel表进行查账,确认是否收款,如收款则盖章,若没有收款,查找无名帐(打钱人跟委托人不符合的情况下无法确认该笔钱属于哪个委托),如能查到则记录归属并盖章。财务在真正需要查找的时候是一个庞大和耗时耗力事情。

  2.3.2改造后成效

  整个流程实现彻底的无纸化。财务使用二维码扫描自动获取发票信息,使用一维码自动获取委托单信息,可以节省很多录入和查询时间。申请盖章人员可以直接在系统中查询报告是否收过款,无需再到财务确认,节省双方的时间。盖章人员无需再看财务的“收讫”章,在扫描报告条码时,系统自动会提醒此份报告是否收款。彻底解决财务因为查找是否收款信息焦头烂额的情况,也彻底杜绝手工方式带来的各种漏洞。

  2.4创建自动客服语音回访系统

  创建自动客服语音回访系统,改变目前客服人员人工进行回访的方式,省时省力,系统主要特色亮点如下:检测业务管理系统在报告寄送后轮询物流信息,如果报告已经签收,则自动拨打电话进行语音回访,同时记录语音回访内容,包括客户意见建议的语音资料;自动统计语音回访结果,提供不成功记录供工作人员进行人工回访,同时支持工作人员在系统中记录人工回访结果;支持组合查询,包括时间、企业名称、结果类别等关键字模糊查询。不同的标识区分是语音自动回访还是人工回访;语音播报的内容,文字输入可以修改,已经回访的企业要有标识能够一目了然。系统模块图如图3。

图3

  3结束语

  传统的质检业务管理系统与门户网站、微信公众号等载体相结合,为客户开辟了快捷通道,实现在线委托,费用支付,报告下载,进度查询等一条龙服务,真正做到了最多跑一次甚至是一次都不跑,提升了客户的满意度;与实验室检测设备相结合,通过智慧检测,快速提升了检测效率,提高了数据的准确性;与财务管理相结合,告别了繁琐的对账模式,提高了对账效率及对账准确度;与客户回访工作相结合,利用大数据手段减少人力投入,大大提高了回访的效率。正是利用了这些最新,最前沿的信息化手段,采用发散性思维,使得传统的质检业务管理系统产生了新的生命力,这或许也为质检业务管理系统未来的信息化发展指明了方向。

  参考文献:

  [1]张耀武,吕岩,李婷,刘惠.质检机构B/S架构检验信息管理系统的开发应用[J].检验检疫学刊,2013(3).

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