摘要 随着时代发展，人们对于档案管理工作的要求愈发严格，档案管理工作逐步向信息化、科技化发展，但档案利用效率不高却是当前存在的普遍现状。本文首先针对我国档案利用效率不高
摘要：随着时代发展，人们对于档案管理工作的要求愈发严格，档案管理工作逐步向信息化、科技化发展，但档案利用效率不高却是当前存在的普遍现状。本文首先针对我国档案利用效率不高这一现状做阐述，并对影响档案馆利用效率的因素做具体分析;然后，对于我国档案利用效率不高的原因做深入挖掘，最后关于如何提升我国档案利用效率，给出个人建议和策略，以供参考。
关键词：档案,档案利用者,利用者需求,档案利用效率
档案管理工作也可以被认为是知识管理工作，随着办公环境以及条件的现代化发展，其对其他工作业务的发展，发挥着越来越深的影响力。尤其互联网信息时代，档案管理工作中越来越多地运用网络技术，同时人们对于档案管理的要求也日趋复杂化。一切趋势和环境发展现状都在昭示着，档案管理工作亟需调整，需结合时代发展实行改革创新，优化管理是必然趋势。本文从根源上分析探讨我国档案利用效率不高的原因，并针对原因提出相应的改善建议，希望能够优化档案管理工作，从而有效提高档案利用效率。
推荐期刊：《档案》(双月刊)创刊于1985年，由甘肃省档案局(馆);甘肃省档案学会主办。杂志的办刊宗旨是“传播知识、交流经验、启迪思想、指导工作”。本刊锐意创新，传递档案信息，扶持学术新秀，广纳百家直言，博采众说之长，开展学术探讨，反映工作动态，努力成为档案工作者的知音，文秘工作者的益友，史料研究者的助手。本刊长期坚持“立足甘肃，面向全国”的办刊风格，突出学术性、史料性、文化性、可读性，视角新颖独特，内容雅俗共赏，既面向档案学人、文档工作者，更面向社会大众，国际、国内公开发行，欢迎订阅并赐稿。
一、我国档案利用现状阐述
1.档案利用效率不高的现状。
就目前而言，我国档案馆馆藏档案利用率普遍相对较低，企事业单位的档案管理工作被重视程度同样不高。例如，上海市档案馆是上海地区永久保存历史档案史料基地，其馆藏档案达200万册，种类繁多，但每天入馆查阅档案的却寥寥无几。这不是个例，针对这种现象，我国档案部门实行过诸多改善措施，但最终都没有很好地扭转这一现状。
2.影响档案利用效率的因素分析。
(1)档案管理技术与社会发展速度的不协调性。我国各级档案馆内收藏最多的档案源于建国以来50—80年代，形式以文书为主。自20世纪70年代末，国家发展中心转移至经济建设，尤其在党的十四大之后正式建立社会主义市场经济，之前计划经济环境下创造遗留下的档案资料对于社会主义市场经济已经没有太高的参考价值，其中所记录的措施方案、所汲取的经验教训，后人无法从中得到关于新的经济体制的指导建议，因此该部分档案也就失去了实际利用价值。其他以反映政治斗争为主要内容的档案资料，仅受历史研究者们的青睐，对于其他人则吸引力不大。
(2)管理方式上的封闭式、半封闭式，影响档案利用率。在过去，我国对于档案的保密工作要求非常严苛，甚少有馆藏档案可以对外开放，导致曾经事业单位、个人产生矛盾纠纷时，有些问题可以通过查阅档案就能高效解决，但由于档案的长期封闭式管理，大多数人不知道可以去档案馆查阅档案这一解决问题的途径，于是问题复杂化，档案也逐渐无人问津。因此，长期以来的封闭、半封闭式管理方式，让大多数档案资料被束之高阁，与大众有明显距离感，从而影响档案利用率。
(3)资金匮乏，导致管理部门无法配备相关基础设施优化管理。在我国，大多数县级档案馆内由于经费短缺，导致资料匮乏，多年未增加档案资源，同样因经费原因，大多数档案馆检索服务还停留在手工操作阶段，完全无法适应查阅人的高效需求。信息匮乏、检索方式单一落后、设施不齐全等“硬伤”，让大多数档案馆在高速发展的现代社会像个被时代遗忘的孩子，尽管用力奔跑，却依然无法跟上时代潮流，不被重视，不被需要。
二、我国档案利用效率不高的原因分析
1.馆藏资源不够丰富，结构组织不合理。从档案资源的收集范围方面来看，我国目前大多数档案馆更倾向于保存本机构的档案，对于其他非官方渠道形成的档案资源，较少收集;从所收集档案的内容来看，大多数被收藏的档案记录的都是公务性质的内容，关于百姓民生、人文风俗、地方特色的内容则很少被收录于档案中;从载体类别上看，档案馆收藏的基本是纸质档案，其他形式的档案则少之又少;另一方面，大多数档案部门对于科技类、专业技术类、文书类档案更重视，而对影像形式、实物类档案的重视不够。在这样的资源现状下，大多数人想要查找记录个人经历的档案，则难上加难。因此档案资源的局限性，使其逐渐失去人们的青睐，最终影响利用率。
2.编研周期长，为现代经济建设服务功能减弱。档案编研工作效率不高，逐步与现代化社会中资源开发利用的高效性需求脱节，导致人们想要却用不到。这是因为馆藏机构本身对于其收藏的档案不够熟悉，不清楚现在社会大量需要的是哪些时效性信息。所以档案管理人员应对于相关信息的社会动态以及需求变化非常熟悉，并结合馆藏实际制定一系列可行性高、有利于提升档案利用率的指导性资料，让档案能够为社会所用，发挥其价值。但是在目前的现状下，我国大多数档案馆的编研工作进度落后，相对于社会发展速度，其能够提供的查阅、参考价值大打折扣，最终显著影响档案利用率。
3.认知不够，造成大量档案因人为因素无法得以开放利用。在我国现阶段，档案管理人员所提供的服务远达不到查阅者的需求，普遍地讲，管理人员针对查阅者所提供的服务方式非常单一，仅限于被动等待。不仅档案的内容不能与高速运转的社会相匹配，而且管理人员缺乏主动意识，管理工作的宣传力度和广度很难提升。
4.检索方式和服务方式与利用者的高效性需求不匹配。迄今为止，大多数档案管理部门所接收的档案依然以纸质为主，其他载体则没有那么被重视。在现代社会，这类单一档案形式很难支撑其事业，保证它还有时间去适应这个社会。检索手段、服务水平等等若不进行优化，那么很快就会失去大量查阅者，如果不再快速优化，以适应现代用户体验，那么档案将淡出人们的视野，离大家越来越远，更多的档案被束之高阁，无人理会。
三、提升档案利用效率的建议措施
1.丰富馆藏资源，服务人员熟悉并优化馆藏结构。档案馆要提升利用率，优化其资源应放在首位，扩大馆藏量、丰富档案类别，改善内容结构，让其能够更广泛地为各行各业提供参考，这样才是档案的实际意义所在。在我国基层档案馆，大多数馆藏资源不够丰富，类别单一，那么做好档案接收工作显得尤为重要。通过制定详尽的接收计划，并且以稳中求进的方法提升档案影响力。其次，档案资料的收集重建，应当从客户的位置进行辐射扩散，不让客户失望。另一方面，档案服务工作日趋“接地气”，那么馆藏内容也应当保持一致的格调，我国档案利用服务工作将越来越趋于公众化。档案管理部门应当以满足公众需求为目标来丰富馆藏内容。一方面，应尽可能地把反映社会生活、对人们生活有利用价值的档案收归馆藏;另一方面，应有广度、有深度地确定收集范围，加大接收和征集的力度，调整方向，使馆藏更接近公众化，以适应更多公众不同的需求。
2.提升编研效率，与现代化需求保持信息同步。在现代社会，互联网资源和数字档案馆的普及已经非常成熟，无论是馆藏资源还是数字档案馆的新形式，都很受欢迎。如果档案馆此时此刻还在拒绝改变和革新，那么人们也会逐渐遗忘它的存在。丰富的馆藏资源和数字化检索平台，深入人心，而且有了数字化资源的支持，用户体验会越来越好。高速信息化时代，档案需要尽快实现网上上传和办理借阅等事情，优化用户体验，让用户在档案馆就能欣赏自己的作品，拉近用户与档案的距离，让用户们首先明白，档案并没有那么“假大空”，当我们用心翻阅，会发现其信息非常有利用价值和实际意义。
3.提高档案管理人员职业素养，强化专业能力。档案管理人员的服务理念须改革创新，在现代社会，无论哪一个行业的服务工作都不再是被动的，因此档案管理人员同样应当尽快摒弃往日的被动服务经验，主动与客户交流，积极寻求合作机会。档案管理人员应当完全熟悉馆藏图书类别，多角度、多层次理解档案管理应当如何运用档案建立其与外界的联系，而不再像传统阶段，管理人员只需要被动等待客户上门咨询。在现代社会，管理人员的服务水平将直接由客户反映，通过考核机制严格化、规范化管理人员的职业素养。同时，档案管理部门应当定期对管理人员进行职业培训，加强专业能力，逐步锻炼档案人员适应新的时代需求，改变传统观念，善于运用新方法、新思维服务用户。
4.优化档案检索方式，提升服务效率。信息化社会发展至今，我国公共部门为了保持优势，都在争先恐后地向公众展示独特优势，档案管理部门同样应当积极应对社会发展需要，将传统服务主动化，在已有的成熟的馆藏资源基础之上，开拓更多的档案用途，展现更多优势以服务公众，引起社会重视。服务内容方面，应当多收集一些贴近大众需求的资料，不局限于往常的公文性质资料;服务形式上，要向数字化、多元化发展，降低公众查阅门槛，为公众查阅提供更多便利。档案检索曾是最常用的查阅方式，如今手工检索已经无法满足公众需要，随着信息技术的发展，档案工作也逐渐有了数字化要求，在服务方面，电子技术应当被充分运用到档案资源的管理中，建立档案数据库，让档案检索自动化、智能化，既提升管理人员的工作效率，也大大提升查阅者的利用效率，从而让越来越多的公众体验档案资源优势，促进档案利用效率的提升。
总之，在信息化高速发展的今天，资源、内容第一，这是档案本身的优势，但其优势的施展和发挥受限于资源广度、服务质量以及对时代的适应性，档案管理工作的优化已成必然，且亟需完成。本文通过对档案利用率较低这一现状的分析，总结原因，并针对档案利用率问题提出相应的改善措施，档案管理机构应该建立科学高效的检索系统，管理人员应当转被动等待为主动服务，从总体上提升档案利用效率。
参考文献
[1]张卫东,王萍.档案用户需求驱动的个性化服务模式研究[J].档案学通讯，2007(2).
[2]刘耿生.档案开发与利用教程[M].中国人民大学出版社,2009.
[3]王建祥.企业档案利用研究的现状及主要观点[J].办公自动化，2015(13).
[4]林婷婷.高校档案利用存在的障碍及相应对策[J].办公室业务，2016(23).
[5]郭萍.小议档案利用的途径和方式[J].科技与企业，2015(2).
[6]岳建文.档案利用和档案价值分析[J].办公室业务，2017(12).
转载请注明来自：http://www.lunwenhr.com/hrlwfw/hrsklw/10661.html