摘要 文章首先界定了数字档案馆的内涵及大数据时代特征，接着分析了高校建构数字档案馆的优势、劣势及重要性，最后从健全数字档案馆法规、将高校数字档案馆的建设成效融入“双一流
摘要：文章首先界定了数字档案馆的内涵及大数据时代特征，接着分析了高校建构数字档案馆的优势、劣势及重要性，最后从健全数字档案馆法规、将高校数字档案馆的建设成效融入“双一流大学建设”、强化保障体系、建设数字档案资源体系、数字档案服务平台及档案安全方面提出大数据时代高校数字档案馆建设方案。
关键词：大数据,数字档案馆,数字档案资源,数字档案服务,数字档案安全
一、大数据与数字档案馆的内涵
何谓“大数据”，目前没有统一的定义。通常认为，它是海量的非结构化数据。IBM公司把大数据概括成了三个V，即Volume(数量大，通常以PB级别的数据量计)、Velocity(实时性，需要更短的时间处理数据)和Variety(多样化，以非结构化数据为主)[1]55。这些特点也反映了大数据所潜藏的价值(Value)。
推荐期刊：《档案学研究》(双月刊)创刊于1987年，由中国档案学会主办。档案专业学术性刊物。结合我国档案事业的实际，开展学术研究，促进档案资源的开发与利用，加强国际交流合作。
数字档案馆不是一种物理存在的实体，而只是利用网络技术，将分布于不同档案机构的数字化档案信息资源，以网络化方式链接，提供及时利用，实现档案信息资源共享，其实质是形成一个有序的信息空间和资源共享的信息环境。概括来讲，数字档案馆是践行收集、管理与服务的网络化与电子化[2]4。
二、高校构建数字档案馆的优势与劣势
1.高校建设数字档案馆的优势与必然。
与综合档案馆相比，高校档案馆处于信息科技发展的前沿，对新信息技术感知灵敏、认同迅速，而且高校较易寻觅到信息技术专业人才推动数字档案馆的建设。此外，高校各职能部门分工明确，却又联系紧密，因而打破信息孤岛、促进信息资源共享必然有利于高校各部门工作开展，一站式服务也是当代高校提升办事效率的捷径，档案馆则是校内各级单位重要信息资源最终流向的归宿，且唯有信息资源收集丰富，才能真正有效践行一站式服务职能，提升信息服务成效，由此可知构建数字档案馆是顺应现代高校发展的必然抉择。
2.高校建设数字档案馆的瓶颈。
数字档案馆的建设需要人、财、物的投入，缺一不可。高校在对信息技术认同度占优势的同时，存在以下一些不利于数字档案馆建设的因素。
首先立足经济投入，国内高校普遍会优先考虑或加大科研、教学方面的经费投入，高校档案工作边缘化也是一种常态，经费投入自然紧缺。此外，如果档案的服务成效不凸显及档案工作宣传不到位，那么档案备受冷落则不足为奇，经济得不到保障，数字档案馆的建设举步维艰。
其次，人才配备难以满足数字档案馆的需要。数字档案的建设和运维需要既熟悉信息技术，又精通信息资源管理、档案管理的人才。然而高校档案馆常为高校解决引进人才家属的归宿问题。此外，高校新增档案工作人员的编制，难度非同一般，虽然随着高校办学规模扩大，进馆档案与日俱增，依照劳动人事部、国家档案局发布的《地方各级档案馆人员编制标准》，馆藏超过一万卷不足三十万卷的，其超过部分每五千卷增配一人，可真正能按此标准设置人员编制的高校档案馆甚少。
再次，基础设施的不完善成为高校数字档案馆建设的瓶颈之一。数字档案馆建设亟需一个恒温、恒湿、防静电、防磁、防水、防火、防盗中心机房。笔者曾走访近10所档案信息化建设走在国内高校前列的985高校档案馆，但真正拥有配置完善、规范机房的档案馆仅有一所，其他的无论选址还是机房固有的条件均达不到此要求，这势必不利于数字档案馆的深入推进。
三、大数据时代推进高校构建数字档案馆的方案
1.健全高校数字档案馆建设的法规依据。数字档案馆凸显了档案收集、管理与服务技能的网络化、流程化，它的建设是一项长期艰巨且庞大的工程，为免于其步入建设根基不稳、中途而废的局面，必须构建以下的法规条例做后盾，为之开辟宽阔道路。
(1)构筑数字档案馆建设的法律依据。数字档案馆的发展理念较易为高校接受，但真正要有序化、规范化、持续建设与发展，必须构筑相应的法规。如果没有相应的法规保障，高校数字档案馆的建设则完全取决于学校对档案工作的重视程度及相应的支持力度、档案人的开拓意识等因素，由此极易步入时建时停的状态。
(2)将数字档案馆建设成效纳入高水平大学或“双一流”大学建设评价指标。构建高水平大学或“双一流大学”是当前国内高校的建设目标，一流的大学理应有一流的管理与服务机构，高校档案馆既有管理职能，又兼具服务职能，是学校的服务窗口之一，由此构建数字档案馆建设的必要性与重要性不言而喻。不仅需将数字档案馆建设真正纳入学校宏观规划，健全《档案法》，还必须将数字档案馆建设成效作为高水平大学或“双一流大学”评估指标之一，在法规及评价体系的双重保障前提下，高校的数字档案馆建设渠道才能畅通，档案人才更有信心与精力规划数字档案馆的建设蓝图。
2.强化数字档案馆保障体系的建设。数字档案馆的保障体系涵盖制度、人、财、物。数字档案馆建设规划、实施方案、流程、风险应对举措等规章制度是数字档案馆运转的指南针。经费是数字档案馆有效运转的前提，为此档案馆应多渠道申请专项经费，如高水平大学建设经费、“双一流大学”建设经费等等。经费获批，数字档案馆的建设才能正常启动。其次，数字档案馆建设需要计算机技术、信息与网络安全、公共服务、档案方面的人才，各专业人才充分发挥所长，数字档案馆建设思路才能清晰、规范而不乱。最后需配备符合规范的基础设施。服务器或云平台及机房是数字档案馆的战斗堡垒，电子档案阅览室、利用者专用的计算机是提升服务形象、展现数字档案馆成果的设施，网络是数字档案馆建设的传送纽带，配套设施必须齐全规范，也只有人、财、物到位，数字档案馆建设才能启步且渐显成效。
3.展示档案业务内核，构筑数字档案馆建设方案。数字档案馆建设方案乃是展示档案业务实力、服务理念及未来发展的内核。结合实践工作，笔者认为高校应从档案收集、管理与服务三位一体着手，打造一个资源丰富、服务便捷、档案信息安全有保障的数字档案馆。具体建设方案如下所述。
(1)立足大档案视角，丰富数字档案资源。“巧妇难为无米之炊”，数字档案馆建设首先必须抓稳档案信息资源建设，尤其在大数据时代，亟需立足大档案的视角，多方面、多渠道采集有价值的信息资源。①推进馆藏档案数字化，保障数字档案质量及安全。基于馆藏纸质及声像档案，数字化无疑是将其转换成可读的数字档案的最便捷模式。此种模式虽简单，但数字档案质量、安全性不容忽视。馆藏档案数字化的规范性是提升与控制数字化档案质量的前提，《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31)、《数字档案室建设指南》是各部门践行数字化的指导规范。各级档案机构结合档案的保管期限、新旧程度确定扫描的分辨率、色彩模式，扫描的分辨率，一般300DPI、彩色即可，鉴于较为陈旧的档案分辨率可适当提升。此外，还需确定数字档案的格式、命名规则、数字化副本元数据类型、OCR识别率等技术参数，以确保数字档案质量、真实性及效用。其次，数字档案信息的安全则为数字化过程中的重中之重，因此数字化时务必做好在线、离线等多套数据备份，以防存储设备出现故障，数据流失。另如果数字化外包，数字化前务必签订安全保密协议，数字化现场安装监控、数字化设备做好处理，如电脑做好物理隔离存储设备接口(除专门用作离线备份)、网络隔离外网，做好档案信息安全保障措施。②拓宽电子档案信息资源归档渠道及种类。大数据时代，立足档案事业的持续发展，拓宽进馆电子文件信息资源，践行“能归尽归”，除了传统纸质档案，还应征集音视频、微信、网页、微博等见证学校全景发展的数字档案，以大档案的理念收集档案信息资源，构建覆盖人民群众的档案信息资源体系。由此要求高校档案馆放眼未来，结合学校各职能部门工作实践及其业务管理系统生成的电子文件基础上，梳理本校电子档案归档的范围，涵盖电子文件原文及其元数据。实现学校各业务部门管理系统数据的远程归档无疑是增量档案电子化的最佳渠道。遵循电子文件的生命周期，将各业务管理系统各节点形成的电子文件及其元数据均捕获归档，以保证归档电子文件的真实性、完整性及安全性。为践行电子文件有效归档，亟需学校做好数字档案馆顶层设计，从制度上将档案馆与学校网络中心或信息中心一并纳入各职能部门研发信息系统时的审核部门、业务系统中期及竣工验收部门，电子文件远程归档才能真正有所突破。同时为单轨制归档夯实基础，高校数字档案馆才有发展前景。网站信息的捕获则是大数据时代高校档案信息资源征集另一便捷渠道。高校各职能部门及各院系均有网页，职能部门网页的机构设置、工作动态等，院系网页的院系概况、学生工作、学科建设、校友风采、科学研究等栏目均有归档价值，此类资源是今后各单位编制机构沿革、展现教研成果与学科发展、见证校友们多彩多姿的青春生活的最好素材。高校职能部门工作的动态决定了移交进馆的档案的动态,高校档案馆需顺应学校发展态势,转变传统被动等待归档单位每年按照归档范围移交档案的意识,档案馆工作人员需积极主动联系相关职能部门及院系,及时了解他们工作新情况、新动态，灵活调整归档范围，不留归档死角。此外，档案馆还需关注学校新成立的机构，新机构诞生时未引起档案馆的关注，新机构形成的相关材料则极易成为归档的盲点，随着时间的流逝及工作人员的流动，档案难免流失。一机构、一人员、一件工作无不与档案有关，档案人员对学校关注不够、宣传不到位及收集工作滞后，档案或许就在这不经意中成了不归之档，大数据时代，构建高校数字档案馆首先需建构丰富的档案资源体系，数字档案资源乃数字档案馆之本。
(2)突出服务导向，构建操作简捷、服务模式多元化的数字档案服务平台。在信息技术及微媒体发达的当今，多元化的服务模式能充分印证数字档案的价值及其服务的人性化与便捷化。主动服务与被动服务、馆内服务与远程服务、在线浏览及下载、新媒体微信与微博的信息发布等等均可成为数字档案信息服务渠道。为此，高校档案人员应提升主动服务理念，积极转变单一的保管人员的角色，理清档案利用与服务需求，贴近服务需求，构建操作简捷、检索模式多元化的数字档案服务平台。全文检索及查看电子原文虽为利用者最终检索目标，但是鉴于诸多缘由，国内各级档案部门的服务平台鲜有此两项功能，因此在数字档案馆建设时，这两项功能亟需落到实处，尤其对于可公开的现行文件、校报等电子档案如能执行全文检索，势必进一步激活数字档案服务价值，提升查全率、查准率及服务满意度。高校档案种类多，不同类别的档案有不同的利用目的及对象。鉴于此，可以构建一个涵盖不同档案类别及服务对象的数字档案服务平台，如为便于已毕业的校友查询学籍表、成绩单、毕业名册、录取名册、研究生学位档案，可构建一个教学类档案远程服务子平台，支持异地校友网络注册、提交查阅电子原文申请及上传手持电子证件照片，通过后台人工或程序检测校友提交的信息、证件真实性，真实则授权阅读、下载，乃至提供邮递服务，这凸显数字档案服务人性化与便捷。密切关注学校动态工作，深入了解职能部门及师生员工的利用需求，做好数字档案资源信使服务的角色。为更好地服务校园内的师生员工，推进一站式服务，可将数字档案服务平台集成到学校办公门户网站，这既方便校园局域网的教职员工查询自己主持或参与的项目信息、获奖项目证书、专利、软件版权证书、现行文件、校报、可公开的照片、视频、实物档案目录信息及电子原文等等，并实现信息聚类查询，如以教职工的人事编码为关键词，可为教职工查询由他经手购置的设备、财务报账等信息，数字档案信息服务的体验性与便捷性不言而喻。与此同时，档案馆可结合学校各职能部门及教师实际需求，主动推送数字档案信息服务，如为各院系提供历年毕业校友的可公开信息、校友学籍照片、毕业照及院系机构沿革、学科发展等数字档案信息，为教职工主动推送新进馆的专利、软件版权及获奖项目证书等电子原文。密切关注教职员工申报各级项目的时机及利用需求、时间，主动发布可为他们提供查询服务的新闻，为申报项目的教职工及时提供所需的馆藏数字档案，学科评估阶段也正是大展档案资源价值之际，数字档案馆只有审时度势，抓住机遇，主动走近师生员工，贴近服务需求，拓展形式多样的数字档案服务渠道，才能真正激活与挖掘数字档案的价值，唯有如此，高校数字档案馆才能真正体现为师生员工所建所用。
(3)构筑数字档案信息安全防御体系。丰富的数字档案信息资源及便捷的数字档案信息服务固然为利用者所推崇，于档案馆而言，个中的风险指数势必加大，但绝不能因为风险存在停滞数字档案馆的发展，而应积极应对，从信息安全管理制度、信息安全技术等方面做好防控措施，具体如下所述:①构建数字档案馆安全管理制度。“三分靠技术，七分靠管理”，进而表明数字档案馆的安全不仅需应用信息安全技术，还应建立相应的保密管理、数据安全管理、软硬件系统管理、网络与日志安全管理等制度[2]279。建立职责清晰、责任明确的机房出入登记管理等数字档案馆保密制度。明确系统管理员、数据管理员和业务操作人员职责，至少配备2名以上的工作人员参与实行数据库系统管理、网络数据备份与系统安全及数据安全。建构系统安全、网络安全及硬件安全管理制度。数据信息是数字档案馆的核心，所以首先建立完善的数据备份制度。践行定期在线、离线的多类型多介质备份，并做好数据的异地备份，同时还需对备份的数据及存储的介质进行定期检测，查看是否备份完整、存贮介质是否可读取，以应对数据误删、硬盘故障无法识别及自然灾害等风险，恢复数据。其次，软件系统是数字档案馆的“战斗堡垒”，应定期进行操作系统的安全漏洞检测及防病毒软件的升级更新，采用正版的操作系统及软件，安装新软件前需进行病毒查杀。再次，更新服务器的安全补丁，升级杀毒软件，定期检修服务器、交换机、路由器、防火墙、UPS不间断电源等网络设施。定期查看服务器及数字档案管理系统的安全日志，一旦发现有异常情况，立即处理。同时对安全日志做好备份工作。②强化数字档案馆安全管理技术。数字档案馆安全管理技术主要表现为档案管理系统的安全及数据传输安全两方面的技术。前者主要通过网络隔离与数据隔离、防病毒软件及防火墙技术强化安全，后者主要通过数字加密与数字签名技术强化安全。首先档案管理系统是数字档案馆运转的核心，其安全性不言而喻。要保证档案管理系统的安全，先实行mac、IP地址与用户账户捆绑登记。以免黑客登陆;其次，结合用户职能设置权限，同时加强网络隔离技术实现档案馆局域内网与外网隔离，减少档案馆内网受到外网的黑客攻击。并采用双机双网技术、双硬盘隔离卡技术与单硬盘隔离卡等物理隔离，提升内网的可控性。再次在档案馆局域网与校局域网之间设置防火墙，实施监控档案馆内、外网之间的活动，确保档案馆局域网的安全。最后，种类繁多的计算机病毒直接威胁数字档案馆安全，为此，数字档案馆管理人员首先要强化病毒防范意识，在档案馆局域网与外网之间设置好防病毒网关，购买正版的国内杀毒软件，定期或实时查杀病毒及升级系统补丁，尽量少用或不用非专用的介质，以免病毒传染。其次，数字加密技术是当前较为有效解决网络传输数据风险的措施之一。通过给传送的数字档案加密，以防传送过程中受到黑客攻击，盗取数据，泄露信息，威胁数字档案乃至数字档案馆的安全。最后，数字签名技术也是保证电子文件真实性的有效方法之一。
数字签名实质是对传送的数字档案进行函数处理后的结果，是签名方对数字档案内容完整性与真实性的一种承诺[2]，旨在确保传输的数字档案信息免受破坏，从而有效地应对伪造、纂改、冒充及否认等风险，确保传送的数字档案的真实性。《中华人民共和国电子签名法》于2005年4月1日正式施行，正式确定了电子签名的法律效力。目前数字签名法有Hash签名、RSA签名及DSS签名[2]276。
数字档案馆建设是大数据时代高校的重要任务，其复杂性、艰巨性与长期性不言而喻，但唯有启动，付诸实践，才能将数字档案馆的建设工作做实、做好，才能真正让档案工作与双一流大学的建设相协调。
参考文献
[1]涂子沛.大数据：正在到来的大数据革命[M].广西师范大学出版社，2012.
[2]王芳.数字档案馆学[M].北京：中国人民大学出版社，2010.
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